همیشه برای مذاکرات مهم ، طرفین ترجیح می دهند در یک جلسه حضوری نقطه نظرات خود را بیان کنند چون این روش را موثرترین می دانند. این پدیده کاملا بر اساس تحقیقات علمی تایید می شود. ثابت شده است که در یک جلسه حضوری بیشتر مفهوم را حرکات چشم، صورت، دست، بدن و غیره یا به بیان کلی زبان بدن، به طرف مقابل منتقل می کند. دانشمندان سهم زبان بدن در انتقال مفهوم را حدود 70 درصد محاسبه کرده اند. گفتار، لحن و نمایش اسناد، در مراحل بعد قرار می گیرند. در ارتباطاتی که امکان استفاده از زبان بدن وجود ندارد، انتقال مفهوم چند برابر مشکل تر می شود. به همین دلیل هم همه آگاهانه یا ناخودآگاه برای موضوعات مهم، ارسال ایمیل یا فکس یا تماس تلفنی را کنار می گذارند و در جلسه حضوری به ملاقات مخاطب خود می روند. اما همیشه امکان ملاقات حضوری وجود ندارد. اینجاست که ویدئو کنفرانس به کمک ما می آید.
برگزاری جلسه حضوری به سادگی که در لفظ گفته می شود نیست. هزینه سفر تا محل جلسه، زمان تلف شده، خطرات احتمالی و گسترش بیماری های واگیر مثل کرونا، مواردی هستند که باعث می شوند یک ملاقات رودررو با تمام مزایای آن نادیده گرفته شود. موازنه همیشگی بین مزایا و مشکلات جلسات رودررو باعث شده از مدت ها قبل انسان ها به دنبال کسب مزیت ها به همراه کاهش اثرات معایب آن باشند. کاملا روشن است که راه حل این معما ارتباط صوتی و تصویری است. با مشاهده فیلم های بسیار قدیمی علمی، متوجه می شویم که ارتباط صوتی و تصویری از راه دور چیزی نیست که بشر امروز به فکر آن افتاده باشد. فکر ارتباط ویدئوکنفرانس مانند پرواز بسیار قدیمی است. اما امروزه گسترش ارتباطات با استفاده از بستر شبکه است که تحول شگرفی در همه امور ایجاد کرده و ارتباط صوتی و تصویری از راه دور را آسان و عمومی کرده است. به همین دلیل هم در بیان تاریخچه و تعریف مشخص ویدئوکنفرانس به تناقض های فراوانی بر می خوریم.
ویدئو کنفرانس را می توان ارتباط صوت و تصویر زنده از راه دور تعریف کرد. ویدئوکنفرانس بهترین جایگزین برای ملاقات رودررو است که در آن همه مزایا از جمله استفاده از زبان بدن برای انتقال احساسات و مفهوم حفظ شده و همه معایب یعنی هزینه سفر، اتلاف وقت، ریسک سفر و گسترش بیماری در آن حذف می شود. با شیوع ویروس کرونا، جلساتی با اهمیت جهانی نیز از طریق ویدئوکنفرانس برگزار می شوند.
مزایای استفاده از ویدیو کنفرانس
حذف هزینه های سفر : سفر به نقاط دور از مرکز و یا مدت طولانی، هزینه های قابل توجهی بر دوش مجموعه می گذارد. خودرو، بلیط رفت و برگشت، حق ماموریت، اقامت و غیره از آن جمله اند. با افزایش تعداد سفرها، تعداد شرکت کنندگان، بعد مسافت و زمان سفر، هزینه ها به صورت تصاعدی بالا رفته و به مبالغ هنگفتی می رسد که پرداخت آنها برای هر مجموعه ای کمرشکن خواهد شد. صرفه جویی در مبالغ اندک هزینه ها هم می تواند در شرایطی نجات بخش باشد. ویدئوکنفرانس علیرغم هزینه تسبتا بالای راه اندازی همیشه در اندک زمانی با صرف جویی، سرمایه اولیه را به مجموعه بازگردانده و پس از آن هر دقیقه کارکرد ویدئوکنفرانس، سود خالص در جیب سرمایه گذاران قرار می دهد. به عنوان مثال بخش تحقیقات ایران خودرو در سال 85 با 60 میلیون تومان یک دستگاه ویدئوکنفرانس Tandberg 6000 MXP خریداری نمود و در عرض 6 ماه 9 میلیارد تومان از طریق صرفه جویی در هزینه های سفرهای کاری به کارخانه پژو فرانسه بدست آورد.
جلوگیری از اتلاف زمان : زمان سرمایه بی بدیل هر شخص و یا سازمانی است. زمان رسیدن به محل جلسه بعضا چند برابر مدت زمان خود جلسه است. زمانی که در راه ملاقات حضوری تلف می شود می تواند برای کاری به مراتب با ارزش تر استفاده شود. با ویدئوکنفرانس در چند ثانیه در جلسه حاضر و در کسری از ثانیه به محل کار خود باز می گردید.
حذف ریسک سفر : هر سفر دارای مخاطرات فراوانی است که می تواند تا حد نابودی زندگی یک شخص یا یک سازمان فاجعه بار باشد. تصادفات جاده ای، سقوط هواپیما، سوانح ریلی و دریایی، گسترش شیوع کرونا با جابجایی افراد، حتی اتفاقات دلخراش در خیابان ها اخباری است که مرتبا به گوش ما می رسد. در یک جلسه معرفی ویدئوکنفرانس، با تاکید روی کاهش هزینه ها شروع کردم. بلافاصله مدیر مجموعه صحبت من را قطع کرد و گفت “با من از هزینه صحبت نکن. من یکی از بهترین کارشناسانم را در جاده از دست دادم. علاوه بر مشکلات زیادی که برای مجموعه پیش آمده، خودم هم روی نگاه کردن در صورت خانواده او را ندارم.”. ویدئوکنفرانس با حذف سفر این مخاطرات را به صفر می رساند. همین مشکل اخیر شیوع ویروس کرونا به تنهایی شکل جلسات، حتی تا سطح سران کشور ها را نیز به ویدئوکنفرانس تغییر داده است.
خستگی ناشی از سفر : برای یک سفر به شهر مجاور یا حتی از یک سو به سوی دیگر شهر بجز زمان، خستگی هم باعث می شود که مابقی روز را نتوانید به صورت موثر در محل کار خود فعالیت کنید. دستگاه ویدئو کنفرانس حتی برای فواصلی در این حد کم نیز هزینه های پنهان زیادی را صرفه جویی می کند.
دوری از منابع : وقتی برای یک ملاقات یا مذاکره از محل کار یا منزل خود دور می شوید ، منابع شما دیگر در دسترس نیست. اگر در خلال جلسه نیاز باشد به یک فایل ، قطعه، سند ، گزارش و غیره استناد کنید ، خارج از محل کار نمی توانید از آنها استفاده کنید. با ویدئوکنفرانس در محل کار خود هستید و همه منابع در صورت نیاز در دسترس شما خواهند بود.
حضور در چند نقطه : حضور فیزیکی در یک زمان و در چند نقطه در دنیای واقعی غیر ممکن است. درحالیکه با ویدئوکنفرانس چند طرفه عملا شما در یک لحظه در چندین نقطه حاضر هستید. این کمک می کند تا در چند دقیقه جلسه ای در سطح کشور برگزار و به سرعت در جریان اطلاعات از همه نقاط قرار گرفته و تصمیمات دقیق تری اتخاذ نمایید و بلافاصله نتایج تصمیمات خود را به کل کشور ابلاغ نمایید. کاری که بدون ویدئوکنفرانس محال است.
حضور همه شرکت کنندگان در زمان مقرر : هماهنگی بین تعداد زیادی از شرکت کنندگان برای حضور به موقع در زمان و مکان مشخص ،سخت ترین کار برای برگزارکنندگان جلسه است. با ویدئوکنفرانس این ساده ترین بخش کار خواهد بود. وقتی حضور در جلسه تنها به چند ثانیه وقت نیاز داشته باشد ، احتمال پیش آمدن اتفاقی برای جلوگیری از آن به کمترین مقدار می رسد.
